Από όλα τα θέματα που λαμβάνουν υπόψη οι υπεύθυνοι σχεδιασμού MICE κατά την επιλογή ενός χώρου εκδηλώσεων, η ασφάλεια είναι τώρα κορυφαίες προτεραιότητες. Αυτό αποκαλύπτει έρευνα για το πρόγραμμα αξιολόγησης των προορισμών του 2019 που πραγματοποίησε η Smith Travel Research.
Το ασφαλές περιβάλλον υπερισχύει των άλλων παραγόντων που εμπλέκονται στη διαδικασία λήψης αποφάσεων του σχεδιασμού MICE, όπως η ευκολία άφιξης, ο αριθμός των δωματίων του ξενοδοχείου και άλλες συγκριτικά συνήθεις εκτιμήσεις.
Οι επαγγελματίες σχεδιαστές έχουν αρχίσει να ζητούν διαβεβαιώσεις από χώρους όπου οι εκπρόσωποί τους θα είναι ασφαλείς ανά πάσα στιγμή.
Η έρευνα προσδιορίζει τα βήματα και τους κρίσιμους παράγοντες που θα πρέπει να αναθεωρήσουν όλοι οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συναντήσεων με χώρους εκδηλώσεων. Πολλοί από τους παράγοντες εμπίπτουν στην κατηγορία των τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας, όπως η στελέχωση μιας εκδήλωσης με μια κατάλληλα εκπαιδευμένη ομάδα ασφαλείας, ο περιορισμός των σημείων εισόδου και η δημιουργία λιστών ελέγχου.
Άλλες εκτιμήσεις, ωστόσο, μπορεί να είναι λιγότερο προφανείς. Όπως η εκ των προτέρων συμφωνία για ένα σχέδιο εκκένωσης, η πρόβλεψη ενδεχόμενων αναταραχών, οι προσκεκλημένοι ομιλητές ή επισκέπτες και ομάδες που θα μπορούσαν να προσελκύσουν διαδηλωτές.
Σχέδιο διαχείρισης κρίσεων MICE
- Μια σαφώς καθορισμένη συμφωνία μεταξύ του σχεδιαστή MICE και της ομάδας διαχείρισης γεγονότων που περιγράφει τα πρωτόκολλα ασφάλειας.
- Λίστες ελέγχου που αφορούν τις διαδικασίες έκτακτης ανάγκης.
- Μια καθιερωμένη και ενημερωμένη αλυσίδα εντολών και δέντρων επικοινωνιών.
- Ένα κύριο σχέδιο εκκένωσης.
- Πρόβλεψη για επαγγελματικά εκπαιδευμένο προσωπικό ασφαλείας.
- Έλεγχοι ασφαλείας για τους συμμετέχοντες και τους υπαλλήλους της εκδήλωσης.
- Ενδυνάμωση βασικών λειτουργικών περιοχών για την λήψη γρήγορων αποφάσεων για τον μετριασμό πιθανών διαταραχών.
