Αυτές είναι οι κορυφαίες προκλήσεις MICE σε ξενοδοχεία και χώρους

Σύνταξη: tourismtoday.gr

Τις αναφορά σχετικά με τις αποφάσεις στον παγκόσμιο κλάδο MICE, αποκαλύπτει η έκθεση της Global DMC Partners (GDP), με δεδομένα από τον Δεκέμβριο του 2024 και τον Ιανουάριο του 2025.

Η έκθεση καλύπτει θέματα όπως οι τάσεις του εργατικού δυναμικού των γενεών, οι αυστηρότεροι προϋπολογισμοί και το αυξανόμενο κόστος, η ενσωμάτωση της διαφορετικότητας, της ισότητας και της ένταξης (DEI), οι πρακτικές βιωσιμότητας και η ταχεία ανάπτυξη της υιοθέτησης της τεχνητής νοημοσύνης.

Σε αυτή συμμετείχαν επαγγελματίες συναντήσεων και εκδηλώσεων, η πλειονότητα των οποίων εδρεύει στις ΗΠΑ (58%), στο Ηνωμένο Βασίλειο (18%), στην Ευρώπη (11%) -εκτός Ηνωμένου Βασιλείου- και τον Καναδά (7%).

• Τάσεις εργατικού δυναμικού γενεών: Η Gen X κυριαρχεί στο εργατικό δυναμικό του MICE (50%), με τους Millennials (23%) να ακολουθούν στενά τους Baby Boomers (25%). Αυτό το μείγμα φέρνει μια ισορροπία εμπειρίας και φρέσκες προοπτικές στον κλάδο.
• Οι παγκόσμιοι προϋπολογισμοί συνεχίζουν να περιορίζονται: Σχεδόν το 50% των σχεδιαστών ανέφεραν ότι οι προϋπολογισμοί παρέμειναν ίδιοι από το 2024 έως το 2025, με μόνο το 25% να βλέπει αυξήσεις, σε σύγκριση με σχεδόν 40% που ανέφεραν αυξήσεις στην τελευταία έρευνα.
  Παρά τους ακόμη πιο περιορισμένους προϋπολογισμούς, οι προσδοκίες των τελικών πελατών για ποιότητα και παραδοτέα συνεχίζουν να αυξάνονται.
• Διεθνής εστίαση στη DEI και τη βιωσιμότητα: Οι διεθνείς σχεδιαστές πρωτοστατούν τόσο στη βιωσιμότητα όσο και σε ποικιλομορφία, ισότητα, συμπερίληψη (DEI).
  Ενώ το 32% ενσωματώνουν τη βιωσιμότητα στα περισσότερα προγράμματα έναντι του 18% στις ΗΠΑ/Καναδά, το χάσμα DEI είναι ακόμη μεγαλύτερο.
  Το 41% των διεθνών σχεδιαστών τη συμπεριλαμβάνουν στα περισσότερα προγράμματα, σε σύγκριση με μόλις 23 τοις εκατό στις ΗΠΑ/Καναδά. Το κόστος παραμένει βασικό εμπόδιο.
• Ταχεία ανάπτυξη της υιοθέτησης τεχνητής νοημοσύνης: Η χρήση τεχνητής νοημοσύνης στον προγραμματισμό εκδηλώσεων αυξήθηκε από 48% σε 57%, με τα chatbots (87%) να πρωτοστατούν, ακολουθούμενα από τα βοηθήματα γραφής ξένης γλώσσας ή grammar checkers (51%) και τα εργαλεία μετάφρασης (30%).

Προϋπολογισμοί και κόστος

• Οι προϋπολογισμοί γίνονται αυστηρότεροι προς το 2025. Σε σύγκριση με το περασμένο τρίμηνο, όταν σχεδόν το 40% ανέφερε αύξηση στους προϋπολογισμούς, περισσότεροι ερωτηθέντες (σχεδόν 50%) δεν αναφέρουν αλλαγές ή περικοπές προϋπολογισμού και λιγότεροι αναφέρουν αύξηση (25%).
• Σε περιφερειακό επίπεδο, το 32% σε ΗΠΑ/Καναδά αναφέρουν αυξήσεις προϋπολογισμού σε σύγκριση με 15% διεθνώς.
• Μειωμένοι προϋπολογισμοί αναφέρθηκαν από το 21% και από τις δύο περιφέρειες.
• Το αυξανόμενο κόστος σε ξενοδοχεία, F&B και A/V συνεχίζει να επιβαρύνει τους προϋπολογισμούς, αναγκάζοντας τους σχεδιαστές να δώσουν προτεραιότητα στα καταλύματα ενώ περικόπτουν αλλού.

Οι προσδοκίες των τελικών πελατών για ποιότητα και παραδοτέα συνεχίζουν να αυξάνονται, παρόλο που το κόστος συνεχίζει να επιβαρύνει τους προϋπολογισμούς, καθιστώντας το πολύ πιο δύσκολο για τους προγραμματιστές συναντήσεων.

Αυξανόμενο κόστος

Οι προγραμματιστές εκδηλώσεων εξακολουθούν να αντιμετωπίζουν αξιοσημείωτες αυξήσεις κόστους σε βασικές κατηγορίες, με το μεγαλύτερο ποσοστό των προγραμματιστών να αναφέρει αυξήσεις στο κόστος ξενοδοχείων/χώρων (42% των προγραμματιστών παρατηρεί άνοδο 11-20%) και στο κόστος τροφίμων και ποτών (35%).
Το κόστος των αεροπορικών εισιτηρίων και του A/V εξακολουθεί επίσης να αυξάνεται (σχεδόν το 20% των σχεδιαστών αναφέρουν άνοδο 21%-30% στα αεροπορικά εισιτήρια και το κόστος A/V), προσθέτοντας περαιτέρω πίεση στους προϋπολογισμούς.

Αυτές οι κλιμακούμενες δαπάνες υπογραμμίζουν την ανάγκη για στρατηγικές προσαρμογές στον προγραμματισμό του προϋπολογισμού και την κατανομή των πόρων για τη διατήρηση της ποιότητας των εκδηλώσεων με παράλληλο έλεγχο του κόστους.

Στρατηγικές διαχείρισης κόστους

Ορισμένοι προγραμματιστές εκδηλώσεων διαχειρίζονται το αυξανόμενο κόστος δοκιμάζοντας μια ποικιλία στρατηγικών. Μερικές από τις πιο δημοφιλείς τακτικές περιλαμβάνουν τη μείωση του αριθμού των συμμετεχόντων και την εξερεύνηση αγορών δεύτερης ή τρίτης κατηγορίας (περισσότεροι από τους μισούς ερωτηθέντες ανέφεραν ότι μερικές φορές χρησιμοποιούν αυτές τις επιλογές).

Άλλες τακτικές περιλαμβάνουν την κατασκευή σε περισσότερο ελεύθερο χρόνο, την επαναχρησιμοποίηση διακόσμησης και υλικών σε πολλαπλές εκδηλώσεις και τη μείωση του αριθμού των ημερών σε ένα πρόγραμμα. Η πρόωρη σύναψη συμβάσεων παραμένει επίσης κρίσιμη για την εξοικονόμηση. Συνολικά, οι ερωτηθέντες τόνισαν την ανάγκη για προληπτικό, έγκαιρο σχεδιασμό και αποδοτικότητα κόστους, διατηρώντας παράλληλα την ποιότητα των εκδηλώσεων.

Κορυφαίες προκλήσεις

Το υψηλότερο κόστος εξακολουθεί να είναι η κορυφαία πρόκληση τόσο για τους ερωτηθέντες στις Η.Π.Α./Καναδά όσο και στους διεθνείς συμμετέχοντες, δείχνοντας κοινή εστίαση στη διαχείριση των δαπανών.

Ενώ η έγκαιρη έγκριση από τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων κατέχει τη δεύτερη θέση και στις δύο ομάδες, η διαχείριση του προϋπολογισμού είναι υψηλότερη προτεραιότητα διεθνώς, ενώ η εύρεση διαθεσιμότητας έχει προτεραιότητα στις ΗΠΑ/Καναδά.

Παρά τις μικρές διαφορές στην κατάταξη, οι βασικές προκλήσεις παραμένουν συνεπείς μεταξύ των περιφερειών.

Κορυφαίες προκλήσεις σε ξενοδοχεία και χώρους

Σε συμφωνία με μια προηγούμενη έκθεση του 2024, πάνω από το 80% των σχεδιαστών αναφέρει ότι τα υψηλότερα ποσοστά διαμονής παραμένουν μια σημαντική πρόκληση τις περισσότερες φορές ή όλες τις φορές.

Το αυξανόμενο κόστος A/V είναι ανησυχητικό για το 65% των προγραμματιστών το μεγαλύτερο μέρος ή όλη την ώρα, ενώ το 75% αγωνίζεται με υψηλότερο από το αναμενόμενο κόστος F&B τον περισσότερο ή όλο τον χρόνο.

Υπογραμμίζουν τις αυστηρότερες συμβάσεις, τις υψηλότερες απαιτήσεις προπληρωμής και τη μειωμένη ευελιξία στις διαπραγματεύσεις, γεγονός που καθιστά δυσκολότερη την παραμονή εντός του προϋπολογισμού.
Σε σύγκριση με την τελευταία έρευνα, 12% περισσότεροι σχεδιαστές αναφέρουν ότι υπάρχει λιγότερος χώρος για διαπραγμάτευση τώρα.

Επιλογή προορισμού

Τα πιο σημαντικά κριτήρια για την σύσταση και την επιλογή προορισμών είναι η τιμή (διαμονή, F&B, φόροι), ακολουθούμενη από το κόστος του ταξιδιού των συμμετεχόντων και τη διαθεσιμότητα πτήσης.

Τα λιγότερο σημαντικά κριτήρια περιλαμβάνουν τη συναλλαγματική ισοτιμία, τη γλώσσα και τη βιωσιμότητα του προορισμού.

Τα προγράμματα κινήτρων προγραμματισμού και χρόνου παράδοσης τείνουν να έχουν μεγαλύτερους χρόνους παράδοσης, με το 33% των ερωτηθέντων να προγραμματίζει 13-24 μήνες νωρίτερα, ενώ οι συναντήσεις και τα συνέδρια προγραμματίζονται συχνά σε μικρότερα χρονοδιαγράμματα, με το 36% να διοργανώνεται μόλις 4-6 μήνες νωρίτερα.

Πολλοί τόνισαν την πρόκληση των μικρότερων χρόνων παράδοσης, με παράγοντες όπως τα εσωτερικά χρονοδιαγράμματα και οι αργοί χρόνοι απόκρισης του ξενοδοχείου να επηρεάζουν τα χρονοδιαγράμματα προγραμματισμού.

Αν και οι υπεύθυνοι σχεδιασμού απευθύνονται σε DMC σε παρόμοια χρονοδιαγράμματα με προορισμούς, ξενοδοχεία και χώρους διεξαγωγής, οι χρόνοι παράδοσης για DMC τείνουν να είναι ελαφρώς μικρότεροι. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού επικοινωνούν γενικά με τους DMC 7-9 μήνες νωρίτερα, με ορισμένους μάλιστα να επικοινωνούν μόλις 2-3 μήνες νωρίτερα.

Τα χρονοδιαγράμματα ποικίλλουν ανάλογα με το πότε οριστικοποιούνται οι λεπτομέρειες του προγράμματος, με ορισμένα να επικοινωνούν ήδη από 2+ χρόνια και άλλα μόλις ληφθούν πληροφορίες.